資料庫要能夠發揮效益必須具備下列幾個要件：資料數位化、單一資料庫原則、清楚的欄位規劃與適當軟體系統的選擇。因此許多的中小企業目前仍然用非常原始的方式來管理客戶資料，有人仍然使用紙張表格方式，有許多人簡易的 ACCESS 、 EXCEL 表格、甚至用 WORD 來從事客戶資料的管理與書信文書作業，因此許多資料庫散見各個不同的型態媒介與檔案之中，缺乏整合成單一資料庫，不僅辛苦不符經濟效益，也無法有效管理客戶的相關紀錄資料。所以數位化、整合成單一資料庫是建立資料庫行銷的第一步。

選擇適合自己預算與需求的軟體系統
　　那麼多數的中小企業都明瞭客戶資料庫的重要性，為何卻無法落實。原因不外乎於系統軟體的選擇上遭遇了困難。對於許多電腦不熟悉、預算有限制的中小企業在企業電腦化時，往往遭遇到建置預算過高與需求變化快無法滿足的問題。對於大型企業而言，因為預算比較充裕，在規劃建置電腦系統時，一般可以做到相當滿足內部作業的需求，對於中小企業，電腦化往往是企業主心中的一個痛，因為不能不做，但卻不知如何去做。不正確的電腦化策略選擇，所造成的往往不僅是財務的損失，而是員工對於電腦化失敗的信心崩潰，所帶來對資訊科技的排斥。

相容性與擴充性是重要需求
　　客戶資料庫系統規劃經常會面臨需求變化過新過快的困境，早期資料庫除了具備滿足現有作業上的各種需求之外，往往沒有電子信箱行銷的功能，許多的系統不具備發信收信功能，另外隨著手機簡訊與電話 Call ID 的普及，越來越多的公司需要電腦與通訊的 CTI 整合介面，希望系統可以收發電話與簡訊訊息傳播功能； 希望與個人相關文書軟體（如 MS Office 、 IE 等 ）的相容整合；隨著行動商務的快速發展 PDA 快速普及，有關行事曆、通訊錄、電子信件、工作備忘錄等個人資訊管理似乎也希望能與客戶資料庫整合同步。

　　 因此為了滿足上述的諸多需求，許多系統整合公司提出了所謂客戶關係管理系統整合方案 ( C R M ， Customer Relationship Management) 。 CRM 軟體確實滿足了絕大部分上述的需求，但 CRM 動軋數十萬甚至數百萬的預算，在投資報酬率難以平衡的情況下，讓許多的中小企業望之卻步。

小企業與個人的客戶資料庫管理 DIY
　　所以中小企業選擇系統必須有階段策略的思惟，在成本限制下選擇一個具有擴充性的方案是很重要的考量，首先可以考慮小而美的軟體達成部分的使用績效，再考慮導入龐大高階的電腦系統，如此可以帶動後續電腦化工作的順利推展。不管是個人工作或是中小企業，目前沒有完整的電腦系統，如果需求不大， 可以考慮使用現有的主流個人資訊管理軟體 ( PIM , Personal Information Management ) 來入門 ，例如使用 MS Outlook2000 群組軟體， 過簡單的知識管理規劃方式，以做簡單全文檢索與及關鍵字分類方式，便可快速的建立自己的資源管理資料庫， 雖然不及 CRM 管理系統或是專業客戶追蹤管理系統來的完整，但是只要適當的欄位與群組規劃，不僅預留了未來升級大型系統的彈性，但可以快速地建立管理公司的客戶資料庫，輕鬆享受的資料庫行銷的效益，建立客戶資料庫 DIY ，大家一起來 !!